Toimintamalli epäasiallisen käytöksen tapausten käsittelyyn

1. Valitus vastaanotetaan ja otetaan vakavasti

Ilmoituksen epäasiallisesta käytöksestä voi jättää monien eri kanavien kautta. Valituksen vastaanottaja kuuntelee yhteydenottajaa kiireettömästi, ottaa vastuun asian eteenpäinviemisestä ja sopii seuraavan yhteydenottoajan. 

Valituksen vastaanottaja kirjaa ylös:

• valituksen sisällön

• päivämäärän

• kuka on ottanut valituksen vastaan

• ilmoittajan nimen, jos se on tiedossa

Valituksen vastaanottaja toimittaa valituksen epäasiallisen käytöksen vastuuhenkilölle, seuraan puheenjohtaja Linda Asikaiselle.  

2. Päätetään kuka tapausta käsittelee

Voimisteluseura Siriuksessa epäasiallisen käytöksen tapauksista vastaa seuran puheenjohtaja, Linda Asikainen. Jokaisessa tapauksessa kuitenkin huomioidaan käsittelijöiden puolueettomuus erikseen, jolloin tarvittaessa asian käsittely siirretään jollekin toiselle seuran hallituksen jäsenelle. Reilun prosessin takaamiseksi asiaa käsittelevät henkilöt eivät suoraan liity tapaukseen. Jos seurasta ei löydy tarpeeksi puolueettomia henkilöitä käsittelemään tapausta, pyydetään mukaan ulkopuolinen henkilö esimerkiksi Voimisteluliitosta tai toisesta seurasta mahdollisuuksien mukaan.

Joissain tapauksissa oma valmentaja voi olla sopiva henkilö käsittelemään tapausta, esimerkiksi ryhmän tai joukkueen sisäisissä kiusaamistapauksissa. Tällöin tapausta käsittelevä henkilö saa tukea seuran epäasiallisen käytöksen vastuuhenkilöltä.

3. Arvioidaan rikos- ja lastensuojeluilmoituksen tarve

Seuraavaksi arvioidaan yhdessä asiaankuuluvien tahojen kanssa, onko kyseessä laiton toiminta vai seurassa itse selvitettävä tapaus. Epävarmoissa tapauksissa kysytään neuvoa poliisilta, Rikosuhripäivystyksestä (www.riku.fi) tai Et ole yksin- palvelusta (www.etoleyksin.fi) kertomatta uhrin tai muiden asianosaisten nimiä. Jos valituksen vastaanottanut henkilö tekee rikosilmoituksen, mahdollisen rikoksen jatkokäsittely jätetään viranomaisille. Seuran sääntöjen vastaiseen muuhun toimintaan liittyen voidaan noudattaa tavallista kurinpidollista prosessia.

Jos huoli herää alaikäisen hyvinvoinnista ja turvallisuudesta, on perusteltua tehdä lastensuojeluilmoitus. Neuvoa voidaan pyytää ottamalla yhteyttä päivystävään lastensuojelun sosiaalityöntekijään.

4. Osapuolten kuuleminen, kun ei ole syytä epäillä rikosta

Kaikilla osapuolilla on oikeus tulla kuulluksi. Nämä kuulemiset kirjataan ylös, ja kuullut henkilöt saavat mahdollisuuden lukea heistä kirjatut tiedot kuulemisen jälkeen.

Kirjauksiin merkitään seuraavat asiat:

• ketä on kuultu

• milloin

• ketkä ovat olleet paikalla

• kuulemisten sisältö

• mitä on sovittu jatkosta

Osapuolia kuullaan luottamuksellisesti. Kun kuullaan alaikäisiä, vanhempia informoidaan, pyydetään heiltä lupa, ja annetaan heille mahdollisuus olla mukana kuulemisessa. Vanhempia informoidaan jälkikäteen, mistä on puhuttu, ja millaisiin toimenpiteisiin on ryhdytty. Kuulemisessa kerrotaan miksi henkilöä kuullaan ja kerrotaan, miten prosessi tulee etenemään.

Joissain tapauksissa seura ei tiedä ilmoittajaa, koska hän haluaa syystä tai toisesta pysyä tuntemattomana, tai valitus tulee kolmannelta osapuolelta. Tällaisissa tilanteissa pyritään kuulemaan osapuolia yleisesti. Esimerkiksi jos valituksen tekijä on vanhempi, mutta ei tiedetä kuka, voidaan kokemuksia ja palautetta kerätä vanhemmilta yleisesti ja luottamuksellisesti.

5. Päätökset

Tehdään päätös jatkotoimenpiteistä. Kaikessa toiminnassa on ensisijaisena oltava lapsen tai nuoren etu. Toimenpiteet päätetään seuran sääntöjen mukaisesti. Kurinpidollisista toimenpiteistä päättää seuran hallitus.

6. Kirjallinen yhteenveto

Käsittelystä tehdään kirjallinen yhteenveto, ja päätetään, missä se säilytetään. Yhteenvetoon kirjataan toimenpiteet, kuulemiset ja tehdyt päätökset. Yhteenvetoja säilytetään sovitussa paikassa, huomioiden ajankohtainen tietoturvalainsäädäntö. 

7. Tiedottaminen

Päätöksestä informoidaan asiaankuuluvia henkilöitä. Jos valitus tai huoli on tullut suoraan yksityishenkilöltä, esimerkiksi vanhemmalta tai urheilevalta nuorelta, kerrotaan hänelle valitusprosessin etenemisestä ja ratkaisuista perusteluineen. Jos valitus on tullut Voimisteluliitosta, toimitetaan raportti selvityksestä Voimisteluliitolle.

Tarvittaessa asiasta viestitään koko seuralle. Häirintä- ja väkivaltatapauksissa aihetta käsitellään vielä joukkueessa tai ryhmässä, ja annetaan urheilijoille mahdollisuus tulla puhumaan asiasta myös myöhemmin.

Koko prosessissa huomioidaan läpinäkyvyys, reiluus ja avoimuus. Kaikkia urheilijoita, vanhempia, valmentajia ja seurantoimihenkilöitä kohdellaan tasa-arvoisesti ja kunnioittavasti.